Software Diseñado de acuerdo con las directrices del Archivo General de la Nación contempladas en la ley 594 de 2000 y ayuda a dar cumplimiento para la resolución 8934_ 2014, las sugerencias y recomendaciones de la Controlaría General de la Nación según la Evaluación de la Función Archivística realizada en el año 2002 y el decreto 4124 de 2004.

Beneficios del Producto

 

* Proceso de Radicación

El proceso del módulo permite centralizar, organizar, codificar y digitalizar toda la información que entra o sale de empresa. De esta forma se podrá acceder a los documentos escaneados, Word, Excel, PDF Y JPG por diferentes medios a través del Software.

Partiendo de la clasificación de los documentos de la empresa a través de las diferentes áreas o departamentos, se puede configurar en el software el Work Flow, dando posterior trazabilidad de cualquier correspondencia.

gestion-documental

workflow

  * Módulo de Flujos de Trabajo no Transaccionales del ERP (Work Flow)

Este módulo controla en el tiempo el estado de los documentos y la información tanto interna como externa a través de rutas preestablecidas entre áreas de la empresa y funcionarios y permite determinar en tiempo real el estado y trazabilidad de cualquier documento. Algunos documentos pueden ser digitalizados como formularios con campos de usuario de tipo texto numérico, listas, tablas, etc. Se pueden construir circuitos de revisión y aprobación con diferentes perfiles por usuario.

 
* Módulo de Archivo

Este módulo permite administrar el almacenamiento de la documentación de la empresa a través de bibliotecas. Las búsquedas y la gestión de adjuntos permite un  escaneo directo del archivo en formato de imagen, para los demás tipos de formatos su vinculación se puede hacer estableciendo una aplicación determinada en su apertura o el sistema operativo se encargará de realizarlo por sí solo, en cualquiera de sus fases: archivo de gestión, central y permanente.

Se pueden determinar  las tablas de retención facilitando las transferencias, y suministrando información de los documentos que se deben conservar aun de forma física. Si se modifica un documento de una biblioteca, el software envía una notificación a todos los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de manera que pueden tener las últimas versiones del documento. Las búsquedas de los documentos se pueden hacer por autor, descripción, fecha de creación y por contenido. Se establecen 6 niveles de acceso a los documentos: agregar, modificar, eliminar, anular, aprobar y responsable.

Módulo Complementario --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Gestión de la Calidad

Permite administrar los procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos, etc.de un sistema de gestión de calidad.

Permite controlar las NO conformidades derivadas de las auditorías internas hasta su cierre, indicando las actividades y sus responsables.

Maneja los certificados de calidad de las materias primas, los productos producidos  y comercializados.